Nutzungsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung von Docscan. Fassung 2026-08-20.

Nur für Unternehmen. Docscan richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt.

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich

(1) Anbieter der Anwendung Docscan (nachfolgend „Anbieter") ist Jens Grote, c/o Autorenglück #69151, Albert-Einstein-Str. 47, 02977 Hoyerswerda, Deutschland, E-Mail info@inosofttech.de, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „inosofttech". Weitere Angaben im Impressum.

(2) Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der unter docscan.inosofttech.de bereitgestellten Anwendung durch den Kunden. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

(3) Bestandteil dieses Vertrags ist der Auftragsverarbeitungsvertrag in seiner mit diesen Bedingungen angenommenen Fassung. Er geht diesen Bedingungen in Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten vor.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Docscan als über das Internet nutzbare Anwendung (Software as a Service) zur Verfügung. Docscan nimmt Eingangsbelege entgegen (Upload, REST-Schnittstelle, überwachtes Verzeichnis, E-Mail-Eingang), liest sie automatisiert aus, prüft die Ergebnisse gegen Stammdaten, stellt sie zur Nachbearbeitung bereit und übergibt sie auf Wunsch an ein Zielsystem des Kunden.

(2) Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils bereitgestellten Anwendung und der zugehörigen Dokumentation. Der Anbieter darf die Anwendung fortentwickeln; Änderungen, die den vertragsgemäßen Nutzen nicht mehr als unwesentlich beeinträchtigen, kündigt er mit angemessener Frist an.

(3) Der Anbieter schuldet keine Steuer-, Rechts- oder Buchführungsberatung. Docscan unterstützt die Anforderungen der GoBD technisch; die Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens hängt zusätzlich von Organisation, Kontrollen und Verfahrensdokumentation des Kunden ab und wird vom Anbieter nicht zugesagt.

(4) Ein vom Kunden eingesetztes Zielsystem (z. B. ERP oder Buchhaltung) bleibt das führende System. Docscan ersetzt es nicht.

§ 3 Pilotphase, Unentgeltlichkeit

(1) Die Nutzung von Docscan erfolgt derzeit unentgeltlich im Rahmen einer Pilotphase. Der Anbieter erbringt seine Leistungen insoweit ohne Vergütung und ohne Verfügbarkeitszusage.

(2) Ein Anspruch auf einen bestimmten Funktionsumfang, auf bestimmte Verarbeitungskapazitäten oder auf Fortführung der unentgeltlichen Nutzung besteht nicht. Der Anbieter darf die unentgeltliche Bereitstellung mit einer Frist von 30 Tagen in Textform beenden; § 11 Absatz 4 (Datenexport) bleibt unberührt.

(3) Der Anbieter darf die Nutzung mengenmäßig begrenzen (etwa durch ein Tageskontingent an Belegen je Gesellschaft), um den Betrieb für alle Kunden verfügbar zu halten.

(4) Eine entgeltliche Nutzung, insbesondere mit zugesagter Verfügbarkeit, Reaktionszeiten oder erweiterten Kontingenten, bedarf einer gesonderten Vereinbarung in Textform.

§ 4 Registrierung, Konto und Zugangsdaten

(1) Der Vertrag kommt mit der Bestätigung der bei der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse zustande. Der Kunde sichert zu, die Registrierung im Rahmen seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit vorzunehmen und dazu berechtigt zu sein.

(2) Die Angaben bei der Registrierung müssen zutreffend und aktuell sein. Änderungen der Kontaktdaten teilt der Kunde unverzüglich mit.

(3) Der Kunde bewahrt Zugangsdaten sorgfältig auf, gibt sie nicht an Dritte weiter und teilt dem Anbieter jeden Verdacht auf unbefugte Nutzung unverzüglich mit.

(4) Der Kunde kann weitere Nutzer einladen. Für deren Handlungen ist er wie für eigene verantwortlich. Er stellt sicher, dass eingeladene Nutzer diese Nutzungsbedingungen einhalten, und entzieht ausgeschiedenen Nutzern unverzüglich den Zugang.

§ 5 Verfügbarkeit, Wartung, Sperrung

(1) Der Anbieter ist um eine hohe Verfügbarkeit bemüht, schuldet sie in der Pilotphase jedoch nicht. Wartungsarbeiten, Aktualisierungen und Störungsbeseitigung können zu Unterbrechungen führen.

(2) Geplante Arbeiten mit erheblicher Auswirkung kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorab an. Sicherheitsrelevante Maßnahmen darf er jederzeit und ohne Vorankündigung durchführen.

(3) Der Anbieter darf den Zugang vorübergehend sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung, auf eine Gefährdung des Betriebs oder auf kompromittierte Zugangsdaten besteht. Er unterrichtet den Kunden unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde darf nur Dokumente einstellen, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist.

(2) Der Kunde stellt keine Inhalte ein, die gegen Rechtsvorschriften oder Rechte Dritter verstoßen, und keine Schadsoftware. Er unternimmt nichts, was den Betrieb übermäßig belastet oder Sicherheitsvorkehrungen umgeht; automatisierte Massenzugriffe außerhalb der bereitgestellten Schnittstelle sind unzulässig.

(3) Der Kunde richtet Schnittstellen (Webhook-Ziele, Postfächer, überwachte Verzeichnisse) so ein, dass ausschließlich er selbst empfangsberechtigt ist, und hält die dafür hinterlegten Zugangsdaten aktuell.

(4) Verstößt der Kunde schuldhaft gegen die Absätze 1 bis 3, stellt er den Anbieter von hierauf beruhenden Ansprüchen Dritter frei, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 7 Automatisierte Auslesung, Prüfpflicht des Kunden

(1) Docscan liest Belege automatisiert aus. Automatische Erkennung (Texterkennung, Regeln, optional eingesetzte KI-Verfahren) kann unvollständige oder unzutreffende Ergebnisse liefern. Die Anwendung weist Werte deshalb mit Fundstellen und Konfidenzen aus und legt Belege bei Zweifeln zur Nachbearbeitung vor.

(2) Der Kunde bleibt für die Richtigkeit der weiterverarbeiteten Daten verantwortlich. Er richtet seine internen Kontrollen so ein, dass ausgelesene Werte vor buchhalterischer oder zahlungswirksamer Verwendung geprüft werden. Der Anbieter empfiehlt, den automatischen Export erst nach einer beobachteten Vergleichsphase zu aktivieren.

(3) Der Kunde bleibt für die Erfüllung seiner handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten verantwortlich, insbesondere nach § 147 AO. Docscan unterstützt ihn dabei technisch (revisionssichere Ablage, Aufbewahrungsfristen, Prüferexport), übernimmt diese Pflichten aber nicht.

§ 8 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, Docscan bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen. Weitergehende Rechte, insbesondere am Quellcode, werden nicht eingeräumt.

(2) Der Kunde darf die Anwendung nicht zurückentwickeln, dekompilieren oder vervielfältigen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist (§§ 69d, 69e UrhG).

(3) An den vom Kunden eingestellten Daten und Dokumenten erwirbt der Anbieter keine Rechte. Er erhält lediglich das Recht, sie zu speichern und zu verarbeiten, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Eine Nutzung zur Verbesserung der Erkennung findet nur nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags statt.

§ 9 Datenschutz

(1) Soweit der Anbieter bei der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde ist Verantwortlicher, der Anbieter Auftragsverarbeiter.

(2) Für die Verarbeitung eigener Daten des Anbieters (etwa Kontaktdaten zur Vertragsabwicklung) gilt die Datenschutzerklärung.

§ 10 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich, nutzen sie nur für Vertragszwecke und machen sie nur Personen zugänglich, die sie zur Vertragsdurchführung benötigen und ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund Gesetzes oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind. Die Pflicht besteht für drei Jahre nach Vertragsende fort.

§ 11 Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Löschung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.

(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit mit einer Frist von 30 Tagen in Textform kündigen. Die Kündigung des Kunden erfolgt an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse.

(3) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei erheblichen oder wiederholten Verstößen gegen § 6 vor.

(4) Datenexport vor Löschung. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Daten vor Vertragsende zu sichern; Inhabern stehen dafür Dokumentexporte und der signierte Prüferexport in den Exporteinstellungen bereit. Rückgabe, Abruffrist und Löschzeitpunkt werden im Kündigungsprozess in Textform abgestimmt. Der Kunde beachtet, dass seine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Vertragslaufzeit erheblich überdauern können und er die betroffenen Unterlagen deshalb vor Vertragsende in seine eigene Verantwortung überführen muss.

(5) Die Löschung personenbezogener Daten richtet sich ergänzend nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 12 Haftung

(1) Da der Anbieter seine Leistungen in der Pilotphase unentgeltlich erbringt, haftet er nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§§ 521, 599 BGB entsprechend).

(2) Unberührt bleibt die Haftung bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, aus einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Ansprüchen nach Art. 82 DSGVO.

(3) Bei entgeltlicher Nutzung aufgrund gesonderter Vereinbarung gilt abweichend: Der Anbieter haftet unbeschränkt nach Absatz 2 sowie bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur bis zu dem Aufwand, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung der Daten durch den Kunden für deren Wiederherstellung entstanden wäre.

(5) Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.

§ 13 Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

(1) Der Anbieter darf diese Nutzungsbedingungen ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung, technische Gegebenheiten oder einen geänderten Leistungsumfang erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Änderungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an die hinterlegte E-Mail-Adresse mit und weist dabei auf das Widerspruchsrecht, die Frist und die Folgen des Schweigens hin.

(3) Widerspricht der Kunde nicht vor dem Wirksamwerden in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Widerspricht er, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Detmold, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter darf den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand verklagen.

(3) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform übertragen.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform; das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.

(5) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Fassung 2026-08-20. Die jeweils gültige Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.